陳潔生與鄭榮裕是潘冀聯合建築師事務所的兩位建築師，因為產業屬性的關係，常常需要配合業主到建案所在地訪談與考察，所以長年奔波於中國、日本與美國之間。每次出差，他們必須為工作業務所花的費用，一一索取發票以便報銷，手續繁瑣不說，有些地方根本無法提供發票。

　　除了費用核銷，交通問題也是一大麻煩。鄭榮裕表示，到國外出差最怕遇到班機延誤與前往目的地的交通接駁問題。班機延誤會直接影響到人力資源的浪費，對事務所來說，浪費一個專業建築師半個工作天，可遠比飯店、機票等價差損失來得大。而接駁問題也很麻煩，“建案如果在大城市以外的地方，很可能有辦法去，但找不到交通工具回到城市，”鄭榮裕提起他的經驗。

　　傳統方式，已不敷控管差旅

　　類似潘冀事務所兩位建築師出差時遇到的“瑣事”，在許多商務人士身上都曾發生。如果你是高階主管，從訂機票、飯店到報銷單據，多半倚靠行政、秘書來解決這些問題；但如果只是一般員工，很抱歉，只好親力親為，出發前仔細確認預定事項，出差時記得索取單據，回來時逐一整理、層層上報核銷。

　　而對企業端而言，差旅的管理似乎也是苦差事。員工的差旅過程除了存在問題，也存在“盲點”，例如沒有人知道交通花費的實際狀況，沒有人知道發票金額到底開了多少，對於這些，企業往往選擇睜一隻眼閉一隻眼。

　　因此，針對愈來愈繁複的差旅需求與成本，許多企業選擇將這些瑣碎繁雜的工作交給專業公司打理，由他們整合資源，提供訂務、會務、租賃等全方位服務，利用電腦分析系統，記錄、評估公司差旅行為，進行管理，以降低公司差旅成本。

　　主動管理，提供更貼心的服務

　　在國內，差旅需求量大的公司一般將業務交由旅行社統一辦理，企業規模如果夠大，甚至有旅行社在企業總部駐點(如台積電)，只是旅遊機構所能處理的差旅問題，大多屬於較“被動”的機票加酒店訂購服務，這些簡單的服務，並不能滿足經常出差的商務人士需求。

　　美國運通(American Express)台灣區業務主管鄭安玲表示，專業的差旅管理，提供的是更貼身、專業和到位的服務，這種服務品質素質較高，以“出差需求”為主要業務，所以能針對出差、工作提出建議，並為身處異地的客戶提供比較周全的差旅計畫。

　　目前國內比較專業的差旅管理組織，大多是與商務市場關係密切的信用卡發卡組織，如美國運通、VISA、萬事達卡(MasterCard)等，他們除了對一般商務人士發行“商務卡”，也為大型企業量身訂做“企業卡”，主要為用戶提供國內外機票預訂、全球酒店預訂、會務、度假、差旅管理報告，以及租車、簽證和其他旅行文件、全球緊急救援、目的地資訊諮詢等服務。

　　而更新的趨勢顯示，未來差旅管理組織將朝向“數位平台化”發展，也就是運用網路科技，提供企業更有效控制差旅開支的方法。

　　例如員工出差時，不但可以透過電腦系統選訂預定打折的機票和客房，而企業主管也可通過即時的線上管理帳戶，隨時了解員工的結算狀況，管理平台還會定期向公司出具差旅報表。

　　感受實實在在的成本壓縮

　　根據資料顯示，2007年全球商務旅行市場高達3,500億美元，佔整體旅遊市場8,700億美元的40%，而支撐起這麼一大片服務市場的客戶中，跨國企業又佔了80%，因為跨國公司往往將商務旅行視為掌控企業成本的重要環節。

　　差旅的外包服務，透過專業公司結合資源，當“消費量”經過“專業”與“知識”的整合之後，龐大的管理綜效，讓企業感受到實實在在的成本壓縮。

　　第一，B2B透明化結算平台。差旅管理組織與客戶共同開立帳戶，企業採月結方式先消費後付款，不用先預支現金給員工，也不用叫員工自行先墊付費用，減少雙方的支付現金壓力。

　　第二，節省10%至30%的差旅成本。運用集體訂購優勢談判取得優惠的飯店、機票折扣。而且，節省費用還只是消極面，更積極的，可以將信用卡消費點數、飛行哩程集中化，換取艙位升或是紅利折抵，不花成本就可以享受更高的差旅品質。

　　第三，提供更完善的管理匯報。替不同的企業量身訂做節省方案，並協助客戶建立出差者的資料庫，甚至包含旅遊偏好，特別在廣大的地區出差時，能夠建立差旅計畫，而非只是單一的住宿交通服務。

　　第四，專業差旅記錄與分析。對企業行政人員而言，大量的票據查核、財務工作早讓他們疲累不堪，透過專業差旅管理組織的數位系統，可以透過線上軟體簡化財務工作，而每月的差旅記錄，也可以隨時提供企業參考，以利分析改進。

　　精彩內容請詳閱管理雜誌第409期